PUODO pyta? Odpowiadaj, jeśli nie chcesz dostać kary jak PNP S.A.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych konsekwentnie nakłada kary na podmioty, które nie są skore do współpracy. Tym razem padło na PNP S.A. (dawniej Polski Dom Maklerski S.A.).
Spółka nie odpowiadała na wezwania PUODO. Skończyło się to karą w kwocie przeszło 22 tysięcy złotych.

Zaczęło się od skargi

Nasza historia zaczyna się od skargi na działania jednego z banków. Według skarżącej osoby, bank bezpodstawnie przekazał jej dane osobowe do PNP S.A. PUODO chciał tę sytuację wyjaśnić. Zwrócił się w tej sprawie do spółki PNP. Zrobił to trzykrotnie. Za każdym razem bez efektu. Spółka nie odbierała pism z UODO, a co za tym idzie nie udzieliła organowi odpowiedzi.

Nie dostaliśmy waszego pisma i co nam zrobicie?

Wydawać by się mogło, że PNP S.A. wybrała prostą drogę, by uniknąć konfrontacji z organem. Nie odbieramy pism, nic nie wiemy o żadnej sprawie.
Jednak ustawodawca zabezpieczył się przed taką sytuacją, aby usprawnić działania administracji publicznej. Nieodebranie korespondencji „urzędowej” wcale nie oznacza, że jesteśmy zwolnieni z jakichkolwiek obowiązków.
Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje taką sytuację. Pismo, które nie zostanie odebrane przez adresata w odpowiednim terminie, zostaje uznane za doręczone.
Tym samym powyższa sytuacja wygląda tak, jakby pisma z PUODO zostały doręczone do PNP S.A. i zignorowane.

Czy ta kara z RODO została nałożona słusznie?

Rzadko zdarza się by odpowiedź na pytania o słuszność kary była tak łatwa. 
Istnieje prawy obowiązek udzielania informacji Prezesowi UODO. Korespondencję do firmy należy odbierać pod adresem wskazanym w państwowych rejestrach. Przewinienie wydaje się więc oczywiste.
Można co prawda założyć, że ukarana spółka ma chroniczny problem z doręczaniem przesyłek przez Pocztę Polską. Zdarza się. Osobiście jesteśmy ofiarą nieudolności tego operatora pocztowego. Jednak mało prawdopodobne, aby to samo miało miejsce w przypadku PNP S.A. Jeśli poszukasz informacji o tej spółce to dowiesz się, że kara nałożona przez PUODO jest jednym z ich najmniejszych problemów. Pewnie nie w głowie im teraz korespondencja z organem.

Kara za brak współpracy z PUODO może się zdarzyć Twojej firmie. Jak jej uniknąć?

PUODO nie pierwszy raz nakłada karę za brak współpracy. Taka kara może się zdarzyć w Twojej firmie. Oczywiście przypadek PNP S.A. to skrajność. Zakładam, że Twoja firma odbiera urzędową korespondencję. Jednak samo odbieranie korespondencji z Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie wystarczy. Trzeba na nią odpowiadać i to w sposób satysfakcjonujący dla PUODO.
To największe wyzwanie – odpowiedzieć tak, aby zadowolić Prezesa UODO. 
Najlepszym sposobem by ten cel osiągnąć jest posiadanie w swoim zespole doświadczonego Inspektora ochrony danych (IOD). Może to być Twój pracownik, lub IOD z outsourcingu.

Jednym z zadań IOD jest pełnienie roli „punktu kontaktowego” dla PUODO. W ramach tej roli kompetentny inspektor udzieli odpowiedzi, które wyjaśnią wątpliwości organu.
Jeśli jednak nie potrzebujesz inspektora, to wsparcie w kontaktach z PUODO może zapewnić Ci fachowiec, który nie musi pełnić funkcji IOD.

Podsumowując…

PUODO ma prawo domagać się od Twojej firmy pełnej współpracy. Ma prawo nałożyć na Ciebie karę, jeśli ta współpraca nie będzie zadowalająca.
Jeśli Prezes UODO żąda od Ciebie wyjaśnień, udzielaj ich. Rzetelnie i terminowo.
Jeśli nie masz pewności, czy potrafisz zrobić to dobrze, szukaj pomocy. Korzystniej (dla portfela i wizerunku) będzie zapłacić za pomoc eksperta, niż mierzyć się z karą RODO.

Pamiętaj, że kary RODO nakładane są nie tylko za brak współpracy z organem. Bądź z nimi na bieżąco i wyciągaj wnioski.

Źródła:
https://uodo.gov.pl/pl/138/2067
Decyzja PUODO:
https://uodo.gov.pl/decyzje/DKE.561.23.2020